Cómo me organizo para mantenerme productivo y enfocado

Cuando entré a la universidad, no pude solamente dedicarme a ser un estudiante, ir a las clases a escuchar a los maestros y hacer tarea. Me hubiera vuelto loco. En lugar de eso, me involucré en todo lo que pude. Pero mientras eso pasaba la lista de cosas que tenía que hacer, y las responsabilidades que tenía que cumplir, fueron cada vez más.

Durante todo ese tiempo, vi miles de videos sobre cómo organizarte, probé con todas las aplicaciones disponibles, traté de usar la agenda que nos daban cada semestre, post-its, libretas, ¡de todo! Cada que hacía algo nuevo, parecía que funcionaba. Pero después de un día o dos, sentía que no era suficiente, o que algo le faltaba a mi propia organización para que estuviera perfecta (al menos para mí).

Luego de todos esos intentos, encontré una manera que es la que mejor me ha funcionado. Me siento cómodo, y me puedo mantener productivo, y lo más importante: enfocado en mis prioridades. 

Esto es lo que hago yo:

Planeación 

Establecer todo lo que tienes que hacer

El domingo en la noche, me siento en mi escritorio, agarro una hoja de máquina y hago una lista de cosas que me gustaría hacer durante la semana. En ese momento, pienso en mis metas a corto y largo plazo, y anoto todo lo que se me ocurra, y todos los pendientes que tenga en la cabeza, no importa si es algo tan simple como ir al banco, hacer una tarea, o enviar un mensaje. Esto sirve para desahogarte y para que no estés preocupado o estresado de que algo se te pueda olvidar. También anoto los pendientes personales que sé que me harán sentir mejor como hacer yoga, leer, escribir, o simplemente descansar.

Priorizar

Cuando ya tengo esa lista enorme de cosas por hacer, pongo una estrella a las más importantes, es decir, las más significativas, o que te van a dar mayores resultados que las otras.

Para alguien que quiere escribir un libro, abrir una organización sin fines de lucro, producir un cortometraje, poner un negocio o terminar cualquier proyecto personal, es muy común encontrarse con el “no tengo tiempo, estoy muy ocupado”. Lo entiendo. Hay que limpiar la casa, lavar la ropa, darle de comer al perro, ir al banco, terminar un ensayo, ir a comprar la comida de la semana, recoger a los hijos, contestar los mensajes y correos, y aparte visitar a la familia y salir con amigos.

No hay que caer en esa ilusión de que entre más pendientes tachemos, más creceremos. Puedes dedicar un día entero trabajando sobre algún objetivo que te llevará a algo más grande y que te acercará más a cumplir tus metas, o puedes terminar diez o quince pendientes del día a día, que, aunque se tenían que hacer y te harán sentir que eres productivo, no te llevarán a ningún lado.

En algún momento en los años de mil ochocientos, el filósofo Henry David Thoreau, dijo esto:

“No es suficiente estar ocupados, también lo están las hormigas. La pregunta es, ¿en qué te estás ocupando?”

Doscientos años después y sigue siendo algo importante para estarnos recordando todo el tiempo.

Cuando ya están bien definidas mis prioridades de la semana, prendo mi computadora y abro la aplicación Calendario. Es la más simple, y se sincroniza con todos tus dispositivos.

Ahí empiezo a distribuir todo lo que tengo que hacer y a todos los lugares a los que tengo que ir. Además vas a tener una perspectiva visual de cuánto tiempo estás invirtiendo en tus cosas. Y si algo está ocupando tiempo de más, siempre lo puedes recortar. Estos son ejemplos de como han quedado algunos de mis días:

Lo que me encanta es que puedo tener una perspectiva de qué es lo que lograré en la semana. Siempre tengo activada esta vista semanal:

Como puedes ver, hay cosas tan simples como Enviar un recibo, y cosas que requieren más tiempo como Desarrollar un proyecto.

Cuando termino de acomodar todo lo de la semana, puedo estar tranquilo de que ya está todo acomodado y que no se me está olvidando ningún pendiente. Y que si sigo el plan tal cual, cumpliré tanto con lo grande, como con lo pequeño.

Ejecución

Decir que vas a hacer una cosa es muy diferente a de verdad hacerla.

Este siglo ya no es el de las ideas, como lo fue el siglo pasado. Es el siglo de la ejecución. Si volteas a cualquier lado, vas a poder comprobar eso. En donde sea. ¿Quién está avanzando? Los que están ejecutando sus planes. Los que están poniendo en marcha sus ideas. Los que en lugar de quedarse pensando una y otra vez las cosas, las están haciendo y mejorando.

No es fácil.

Ser un ejecutor, y no solamente un soñador, se ha vuelto cada vez más difícil. Las distracciones están por todos lados. También las excusas. Y los miedos.

Hoy por ejemplo, había planeado levantarme más temprano que de costumbre. Cuando sonó mi alarma, sentí como si todo el cansancio del mundo de repente se hubiera depositado en mí. “No pasa nada si me levanto más tarde”, fue lo primero que pensé. Podía despertar más tarde y reacomodaron mi agenda como yo quisiera. Casi cuando me iba a volver a dormir, pensé: “Por algo planeaste tu día de esta manera. Ayer que lo pensaste, por algo sonaba bien”. Y esa fue mi ancla. Eso fue lo que hizo que me apegara al plan. Y es parte de la dificultad de ejecutar hasta tus propios planes.

Hay un libro que leí que se llama “La regla de lo 5 segundos”. Se trata sobre cómo cuando queremos hacer algo, nuestro cerebro empieza a pensar en razones para no hacerlo. Es nuestra manera de protegernos. Lo que recomiendan en ese libro es que la próxima vez que quieras hacer algo, como decir lo que piensas, levantarte de la cama o terminar una tarea, tiene que hacer una cuenta regresiva en tu cabeza. Como si fueras a lanzar un cohete. Cinco. Cuatro. Tres. Dos. Uno. ¡Hazlo! Esa simple cuenta regresiva distrae a tu cerebro de pensar en los posibles peligros, en los miedos o en los posibles obstáculos.

Seguir esa regla es lo que me sirvió hoy, y cada vez que tengo que seguir apegándome a mi propio plan. Y también recordar que en este mundo de distracciones, si quieres cambiar o seguir adelante, tienes que ser un ejecutor. No solamente un planeador o soñador.